Chi tiết - Sở nội vụ

Cấp bản sao và Chứng thực tài liệu (1.010195.000.00.00.H50)

1. Trình tự thực hiện

1. Thủ tục cấp bản sao

(Khi đi khai thác tài liệu phải có Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác).

• Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu;
• Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phê duyệt;
• Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu, sau đó trả bản sao tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.

2. Thủ tục cấp chứng thực lưu trữ

• Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;
• Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực;
• Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.

2. Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức thực hiện trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Thành phần, số lượng và hồ sơ

1. Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao

• Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mẫu số 08);
• Bản lưu bản sao tài liệu.

2. Thành phần, số lượng hồ sơ đối với cấp chứng thực lưu trữ

• Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Mẫu số 09);
• Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

3. Số lượng hồ sơ: 01 bộ

4. Thời hạn giải quyết

• 01 ngày làm việc đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi;
• 04 ngày làm việc đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Các cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

7. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực.

8. Lệ phí

Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Phiếu yêu cầu sao tài liệu và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV.

10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

• Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
• Nghị định số 01/2013/NĐ-CP;
• Thông tư số 10/2014/TT-BNV;
• Thông tư sổ 275/2016/TT-BTC.

Mẫu số 8

Mẫu số 9

Tác giả: Văn phòng Sở

Nguồn tin: Quyết định 1567/QĐ-UBND ngày 14/6/2022