Chi tiết - Sở nội vụ

BÁO CÁO
Tình hình thực hiện mở rộng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị

                                     

1. Kết quả thực hiện 6 tháng đầu năm 2012:
- Thực hiện Quyết định 188/QĐ-UB ngày 25/10/2011 và Thông báo số 11/TB-UBND ngày 13/3/2012 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc thông báo ý kiến kết luận của đồng chí Mai Thức tại cuộc họp của Ban Chỉ đạo triển khai áp dụng HTQLCL vào hoạt động các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh giai đoạn 2011-2013, Sở đã ban hành Kế hoạch số 46/KH-SNV ngày 04/4/2012 về mở rộng và áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2008. Theo đó, mục tiêu của Sở là tiếp tục duy trì các quy trình đã được chứng nhận phù hợp tại Quyết định số 2158/QĐ-TĐC ngày 20/12/2010 của Trung tâm chứng nhận phù hợp - Tổng cục Đo lường chất lượng, đồng thời rà soát  45 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ tại Quyết định số 237/QĐ-CT ngày 15/2/2012.
Bám sát bản kế hoạch và phân công nhiệm vụ số 65/PC-NV ngày 04/6/2012, các phòng ban chuyên môn đã chỉ đạo các cán bộ phụ trách lĩnh vực rà soát từng thủ tục hành chính để xác định các thủ tục thuộc Đề án 30 đã được xây dựng quy trình và chứng nhận phù hợp đồng thời xác định các thủ tục có tính tương đồng để xây dựng quy trình áp dụng chung.
Sau khi rà soát, Sở đã xác định số thủ tục hành chính thuộc Đề án 30 cần mở rộng xây dựng, áp dụng theo hệ thống QLCL ISO 9001:2008 lần này là 29 thủ tục thuộc các lĩnh vực: Tổ chức sự nghiệp Nhà nước; Hội - Tổ chức phi Chính phủ ; Tôn giáo và Thi đua khen thưởng.
Ngoài ra, Sở đã chỉ đạo Văn phòng rà soát xây dựng, áp dụng một số quy trình nội bộ như quản lý xe ô tô, quy trình mua sắm tài sản ...
Ngày 14/6/2012, Sở đã ban hành các quyết dịnh số 69 và 70/QĐ-SNV về việc chỉ định nhóm đánh giá nội bộ và thành lập nhóm biên soạn tài liệu theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Sở.
Ngày 22/6/2012, Ban ISO của Sở đã tiến hành họp để nghe báo cáo tình hình, tiến độ thực hiện kế hoạch 46 và quyết định các vấn đề liên quan đến việc mở rộng hệ thống.
Theo chỉ đạo của Ban ISO, ngày Văn phòng Sở đã ký hợp đồng với Trung tâm kỹ thuật đo lường chất lượng 2 (QUATEST2) tại Đà Nẵng về việc mở rộng hệ thống ISO của Sở.
Ngày 22/6/2012, Ban ISO đã ban hành công văn số 74/SNV-VP về việc triển khai thực hiện mở rộng ISO nhằm đôn đốc, hướng dẫn các phòng, ban và cá nhân phối hợp với đơn vị Tư vấn trong việc mở rộng hệ thống.
2. Kế hoạch thực hiện 6 tháng cuối năm 2012:
Thực hiện hợp đồng số 13/TVXTCL/KT2-TĐC ngày 20/6/2012, hiện nay đơn vị Tư vấn đang tiến hành khảo sát tại các phòng ban của Sở để hoàn thiện các quy trình cũ và bắt đầu xây dựng các quy trình mở rộng.
Theo kế hoạch và hợp đồng đã ký, hai bên cam kết hoàn thành các công việc thuộc quy trình xây dựng hệ thống như đào tạo tập huấn, xây dựng quy trình, áp dụng thử nghiệm, giám sát đánh giá nội vụ, cải tiến, khắc phục ... vào cuối tháng 9/2012 để mời Trung tâm Chứng nhận phù hợp QUACERT vào thực hiện giám sát định kỳ đối với hệ thống trước đây và giám sát cấp chứng nhận phù hợp với hệ thống mở rộng.
3. Khó khăn, vướng mắc và kiến nghị đề xuất:
3.1. Khó khăn, vướng mắc:
          Bên cạnh những thuận lợi là Lãnh đạo Sở, đồng chí Phó Giám đốc phụ trách chất lượng đã quan tâm và tích cực chỉ đạo triển khai thực hiện các nội dung, Ban ISO đã thường xuyên phối hợp với các bộ phận để hướng dẫn, theo dõi trong quá trình thực hiện, các phòng, ban, chi cục thuộc Sở và các CBCC của Sở đã nhận thức được việc áp dụng thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là việc cần thiết phải làm và đem đến những thuận lợi trong việc thực hiện công việc được giao như quy trình công việc, kiểm soát công việc, lưu trữ hồ sơ, tài liệu được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, chính xác và cụ thể ... thì công tác mở rộng hệ thống QLCL hiện nay ở Sở vẫn còn một số khó khăn, vướng mắc như sau:
          - Một số thủ tục thuộc thẩm quyền phê duyệt của UBND tỉnh còn phụ thuộc vào thời gian xử lý của chuyên viên phụ trách thuộc Văn phòng UBND tỉnh và Lãnh đạo UBND tỉnh phê duyệt vì vậy chưa chủ động được thời gian.
          - Một số thủ tục thuộc các lĩnh vực thường xuyên có các thay đổi mỗi khi Trung ương ban hành các thông tư, nghị định mới. Theo quy định tại Nghị định 63/2010/NĐ-CP về rà soát TTHC, văn bản kiến nghị sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ TTHC phải được gửi cho phòng KSTTHC - Văn phòng UBND trong thời hạn 10 ngày trước ngày văn bản QPPL có hiệu lực thi hành. Sau đó phòng KSTTHC mới trình Lãnh đạo UBND tỉnh quyết định công bố. Tuy nhiên, có trường hợp nghị định đối với lĩnh vực này được ban hành sau nghị định đối với lĩnh vực kia chỉ 5-10 ngày. Như vậy, theo quy định trên thì nếu Lãnh đạo tỉnh ban hành quyết định công bố bộ TTHC đã được rà soát cho lĩnh vực này thì sau 5-10 ngày phải ban hành một quyết định khác đối với lĩnh vực khác. Thực tế là Văn phòng UBND tỉnh không trình như vậy. Nhưng nếu để gộp các TTHC của các lĩnh vực rà soát lại ban hành 1 quyết định thì trái so với quy định trên.
- Theo Thông tư 27/2011/TT-BKHCN ngày 04/10/2011 của Bộ Khoa học và Công nghệ thì Chi cục thuộc Sở như Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ xây dựng 01 hệ thống QLCL theo ISO để áp dụng riêng. Nhưng tại các kế hoạch của tuirnh cũng như các công văn của Sở KH-CN thì phần kinh phí cấp cho Chi cục không có nên rất khó khăn trong việc xây dựng hệ thống.
3.2. Kiến nghị, đề xuất:
- Kiến nghị UBND tỉnh phân cấp cho Giám đốc các Sở tự ban hành quyết định công bố bộ TTHC rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, bãi bỏ thuộc thẩm quyền của Sở sau khi đã được phòng KSTTHC -  Văn phòng UBND tỉnh thẩm định nhằm giúp cho các đơn vị chủ động trong việc ban hành các bộ TTHC vừa phù hợp với quy định của Chính phủ vừa kịp thời trong việc ban hành quyết định công bố.
- Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài chính trình UBND tỉnh xem xét, cấp bổ sung kinh phí để Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng hệ thống theo tinh thần thông tư 27/2011.
Trên đây là tình hình thực hiện mở rộng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 6 tháng đầu năm 2012, kế hoạch thực hiện 6 tháng cuối năm tại Sở, Sở Nội vụ báo cáo để Sở Khoa học và Công nghệ biết và báo cáo Ban Chỉ đạo thực hiện mở rộng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước./.

Tác giả: Văn phòng SNV